Agilni pristop pri izbiri in implementciji BI rešitve v kontrolingu
Adactine novice
Adactine novice

Kako vrniti nadzor kontrolingu?

Kontrolerji so pogosto vstopna točka v analitični svet. Kontroling je v regiji Adriatic zelo mlada veda, ki se jo prepogosto zaradi nepoznavanja področja poslovne inteligence (BI) pripisuje delu projektne vodje.

Prvi izziv, s katerim se morajo soočiti kontrolerji, je izbira rešitve, ki najbolje ustreza njihovemu podjetju. Na trgu so številni ponudniki rešitev in grobo ga lahko razdelimo na rešitve na ključ in samopostrežne rešitve.

Vse se začne s pravim vprašanjem

Eden iz med vodilnih svetovnih ponudnikov rešitev BI uporablja slogan: »It's All About Asking and Answering the Next Question.« Slogan je odlično izhodišče za kontrolorja pri razmišljanju, za katero pot se odločiti. Kontrolorji želijo imeti odgovore na vprašanja brez čakanja na oddelek IT ali drug informacijski člen. Če obstoječa poslovno informacijska rešitev kontrolorju omogoča, da najde odgovore na zahtevnejša vprašanja, je podjetje zagotovo na pravi poti za uspešno vpeljavo prilagodljive rešitve BI.

Sodobna rešitev BI mora združevati prilagodljivost in tehnološko odličnost.

Naslednji korak: potrditev koncepta

Prilagodljivost rešitev BI je najbolje izkoriščena s projekti za potrditev koncepta, katerih cilj je (poizkusiti) rešiti analitični problem, s katerim se uporabnik sooča več kot le nekaj dni.

Zaradi neposrednega stika z uporabniki se potrditev koncepta izkazuje kot najboljši pristop v procesu izbire najboljše rešitve.

Iskanje ravnovesja med potrebami in željami

Ko izberemo rešitev BI, se pravi izziv šele prične. Glavna naloga sedaj postane opredelitev ciljev vpeljave rešitve BI. Najpogosteje je prvi cilj priprava skladnih informacij iz nabora neorganiziranih in neobdelanih podatkov. Do zapletov pri vpeljavi rešitev BI najpogosteje pride, ko imajo podjetja seznam poročil, ki jih mora nekdo v podjetju pripraviti, namesto da bi imel seznam avtomatiziranih procesov, ki sami po sebi zagotavljajo izdelavo poročil.
Običajno ima kontroling v procesu BI največji vpliv na (pre)razporeditev stroškov, poslovna pravila in izkaze o poslovnem izidu. Vsebuje tudi povezavo med sintetičnimi podatki in glavno knjigo ter ostalo sorodno analitiko, kot je na primer mesečno knjiženje. 

Izkušnje ponudnikov rešitev BI kažejo, da je agilen pristop k izvedbi projektov BI najbolj učinkovit za vpeljavo sprememb.

SPREMEMBA VODSTVA IN VKLJUČEVANJE KONČNIH UPORABNIKOV REŠITVE OD SAMEGA ZAČETKA

Pri implementaciji rešitev BI se pogosto spregleda tudi sprememba vodstva, saj se osredotočamo na tehnična vprašanja, poročila, datoteke, grafikone in vrstice. Največje tveganje projektov BI predstavlja človeški dejavnik. Le z ustreznim usposabljanjem in uvajanjem sprememb med zaposlene lahko dosežete uspešno zaključen projekt vpeljave. Vodilni delavci se zavedajo, da je tehnologija sama po sebi sicer predpogoj za izvedbo kakršne koli spremembe, vendar so projekti brez vključevanja končnih uporabnikov in njihovega razmišljanja obsojeni na propad. 

undefined 

Glavna naloga kontrolorja je opredeliti cilje vpeljave rešitve BI.

AGILNI PRISTOP – NAJBOLJŠI RECEPT ZA USPEH

Agilni pristop je ključna metoda reševanja izzivov vpeljave rešitev BI. Pri agilnem pristopu naročnik predstavi rešitev BI vsakemu oddelku posebej in tako zagotovi izvedbo spremembe za točno določeno skupino uporabnikov. Ko uporabniki zaznajo korist spremembe pri svojem vsakdanjem delu, se zadovoljstvo prenese tudi na ostale zaposlene, da lahko spremembe uvedemo lažje in hitreje.

NEODVISNOST KONČNIH UPORABNIKOV OD IT IN OBRATNO

Po uspešni vpeljavi rešitve BI lahko uporabniki hitreje sprejemajo boljše odločitve. Poleg tega dobi sodelovanje med poslovnimi uporabniki in oddelkom IT povsem novo dimenzijo, saj imajo vsi udeleženci jasno razdeljene naloge. Oddelek IT se lahko osredotoči na točnost sistemskih podatkov in ne na ustvarjanje poročil. 

Po drugi strani lahko poslovni uporabniki neodvisno analizirajo podatke in sprejemajo odločitve.

KAJ PA DONOSNOST NALOŽBE?

Donosnost naložbe (ROI) pri vpeljavi rešitev BI je tema, ki se ji pogosto izogne z izgovorom, da jo je nemogoče izmeriti. Podjetje, ki se odloča za rešitev BI mora vedeti, da obstajajo različna poslovna področja, ki so v rešitvah BI vidna in merljiva. Slednje je rezultat uspešne vpeljave. 

Donosnost naložbe lahko podjetje izmeri v vsakem trenutku preko pametnega telefona. Finančnemu direktorju tako ni treba čakati, do 20. v mesecu, da bi lahko dostopal do rezultatov.

Glavne prednosti z vidika kontrolorjev so prihranek časa pri pripravi in modeliranju podatkov, krajša obdobja revizij in hitrejše zapiranje meseca ali leta, pomembna prednost pa je tudi popoln nadzor nad knjižbami in prerazporeditvah stroškov. 


Številni Adactini uporabniki so analize, ki so združevale poslovne podatke s podatki o tržnih deležih in konkurenčno analizo, uporabili kot podlago za sprejemanje strateških poslovnih odločitev, kot je sprememba ponudbe izdelkov ali uvajanje novih izdelkov, s katerimi so izboljšali svoj tržni položaj in delež. 

undefined

Nenazadnje se donosnost naložbe lahko izmeri na operativni ravni, kjer obstaja več panožnih rešitev, kot so optimizacija prometnih poti, analiza občutljivosti, cenovna politika, analiza upravljanja zalog v maloprodaji, veleprodaji in distribuciji, obvladovanje tveganj in izdelkov ter upravljanje portfeljev v finančnih ustanovah.

POMEN HIGH-LEVEL SODELOVANJA MED STRANKO IN PRODAJALCEM

Zgoraj opisani koraki niso recept za uspešno vodenje projektov BI, vendar zagotavljajo dober vpogled v ključne korake, pomembne za posameznike, ki se prvič soočajo z izzivi vpeljave rešitve BI. Ne glede na raven predhodnih izkušenj mora biti sodelovanje med naročnikom in ponudnikom vpeljave na visoki ravni, saj je dobro sodelovanje osnovni pogoj za vsak uspešen projekt. 

Učinkovita rešitev za Finančni kontroling in poročanje je razvita posebej za kontroling in vam omogoča, da učinkovito nadzirate, spremljate in izboljšate poslovanje.

Finančni kontroling in poročanje


Avtor:

Milan Listeš, BI Department Manager, Adacta Zagreb

Milan is an experienced strategic thinker who is in love with data and analytics and determined to help companies make the best use of their data. Along with his industry experience and constant training in the field of BI, he is eager to share his knowledge at events at home and internationally.


Kontaktirajte nas

Potrebujete več informacij?

Kontakt